В Україні вдосконалили механізм підтвердження стажу у разі втрати трудової книжки, помилок у реєстрах та за відсутності доступу до архівів
З 2 серпня набрав чинності Закон «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” щодо підтвердження страхового стажу». Документ пропонує додаткові інструменти для підтвердження стажу, необхідного для призначення чи перерахунку пенсій. Це є важливим, коли в електронних системах бракує відомостей про стаж особи, розмір її заробітку та сплачені страхові внески, або коли такі дані є неповними чи неправдивими. Передбачено також алгоритм дій для підтвердження стажу після втрати неоцифрованої паперової трудової книжки, дані з якої не було вчасно внесено до електронних систем, а також для врахування стажу громадян, чиї трудові архіви були знищені або залишилися на тимчасово окупованих територіях.
ЩО РОБИТИ, КОЛИ ДАНИХ ДЛЯ ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЙ НЕДОСТАТНЬО
Якщо раніше пошук «загублених» даних для підтвердження страхового стажу під час призначення чи перерахунку пенсії покладався виключно на саму застраховану особу, то відтепер Пенсійний фонд України виступає не лише як спостерігач та «суддя», що приймає рішення про врахування або неврахування певних відомостей, а й як помічник для людини у процесі пошуку відсутньої інформації. ПФУ не тільки призначатиме пенсії, керуючись наявною документально підтвердженою інформацією, але й отримує право самостійно запитувати відомості з державних реєстрів: Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, а також інших державних електронних баз даних – з метою підтвердження стажу особи, розміру її заробітку та факту сплати нею (та її роботодавцем) страхових внесків.
Важливо: Якщо державні реєстри містять повну інформацію про трудову діяльність особи, жодних додаткових паперових довідок від неї вимагати не будуть, оскільки її стаж буде підтверджено автоматично. Це стосується також громадян, чиї трудові архіви були знищені або залишилися на тимчасово окупованих територіях: відтепер стаж для призначення їм пенсій можна підтвердити на основі даних державних електронних реєстрів та інформаційних систем.
Однак, якщо з’ясується, що для перерахунку чи призначення пенсії бракує певних відомостей, Фонд більше не матиме права просто відмовити особі: він зобов’язаний повідомити її про те, які саме дані відсутні, пояснити, де їх можна знайти або як відновити, і надалі допомагати в отриманні необхідних документів.
Важливо: Пенсійний Фонд України зобов’язаний повідомити особу (зокрема, через особистий кабінет на порталі ПФУ) про відсутність у державних електронних реєстрах даних, необхідних для призначення чи перерахунку їй пенсії. Для вирішення цього питання, особа повинна або надати потрібні документи до територіального відділення Фонду, або завантажити їх онлайн через той самий електронний кабінет.
ЯК ДІЯТИ У РАЗІ ВТРАТИ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Закон пропонує альтернативні трудовій книжці методи підтвердження страхового стажу. Серед них – інші документи:
● довідки, складені на основі даних з інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ і організацій;
● витяги з наказів, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
● документи, що засвідчують банківські транзакції з нарахування (виплати) заробітної плати;
● посвідчення, характеристики;
● письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання;
● будь-які інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
● інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Ще один варіант підтвердження стажу – свідчення щонайменше двох свідків, які знали заявника за спільним із ним місцем роботи.
Існує також можливість звернення до суду для встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру роботи, яку виконувала застрахована особа. Останнє є важливим також у випадках знищення трудових архівів або їхнього перебування на територіях, тимчасово непідконтрольних Україні.
Важливо: Закон дозволяє зараховувати до страхового стажу особи навіть ті періоди, коли роботодавець не сплачував за неї Єдиного соціального внеску.
Проте, це можливо за певних умов. Йдеться про випадки, коли:
1. Особа працювала офіційно – на умовах трудового договору, контракту або на інших законних підставах;
2. Роботодавець-страхувальник має офіційно визнану заборгованість з ЄСВ за відповідний період;
3. Роботодавець своєчасно подав звітність, яка підтверджує нарахування ЄСВ за працівника в розмірі, що не менший від законодавчо встановленого мінімального страхового внеску.
<img alt="Image by <a data-cke-saved-href=" https:=" href=" pixabay.com="" roma1880-2180741="" data-cke-saved-src="https://static.ukrinform.com/photos/2026_08/1785849713-956.jpg" src="https://static.ukrinform.com/photos/2026_08/1785849713-956.jpg" style="height: 420px; width: 630px;" users="" utm_source="link-attribution&utm_medium=referral&utm_campaign=image&utm_content=3859388" "="">Фото: Pixabay
ЯК ДІЯТИ, ЯКЩО ПІДПРИЄМСТВО ЛІКВІДОВАНО
Окреме питання – підтвердження стажу роботи на вже ліквідованому підприємстві. Особливо – якщо особа працювала там у «доцифрову еру», до 2000 року, відколи дані про сплачені страхові внески почали вносити до електронних реєстрів. Проблема ускладнюється тим, що частина або всі архіви певних таких підприємств могли бути втрачені або стали недоступними.
«У подібних випадках існує кілька реальних шляхів підтвердження стажу», – пояснює консультантка з питань бухгалтерського обліку та оподаткування Олена Афоніна.
Перший – звернення до архівів або правонаступника. Документація ліквідованих підприємств, як правило, передається до державних архівів, архівів місцевих рад або підприємств-правонаступників. Для пошуку відповідних відомостей необхідно подати письмову заяву із зазначенням персональних даних, періоду роботи та посади (посад). На основі наявних документів архів має видати довідку, що засвідчить стаж.
Другий варіант – свідчення свідків. Якщо жодні документи не збереглися, законодавство дозволяє підтвердження стажу за допомогою свідчень осіб, які працювали разом із заявником або можуть підтвердити факт його працевлаштування. Йдеться про колег, керівників чи інших осіб. Свідки повинні мати відповідні записи у своїх трудових книжках за той же період, який вони засвідчують. Інакше їхні показання можуть не бути враховані.
Третій шлях – використання інших документів. Підтвердити стаж можуть накази про прийняття на роботу чи звільнення, особові справи, розрахункові відомості, довідки з податкових органів, платіжні документи з нарахування та виплати заробітної плати або відомості з фондів соціального страхування.
«У поєднанні з новими нормами щодо електронних реєстрів ці інструменти формують більш гнучку систему, де навіть за складних обставин – війни, втрати документів чи ліквідації підприємств – людина не залишається без можливості підтвердити свій трудовий шлях і отримати належну пенсію», – підсумувала Афоніна.
Підготував Владислав Обух, Київ